22 de maio de 2013

Gestão Documental (não é brinquedo não...)

Muitas pessoas e empresas deixam de lado elementos centrais, ao meu ponto de vista, dentro das organizações: os documentos.

Documentos dos mais variados tipos (contábeis, administrativos, comerciais, dentre tantos outros) são gerados todos os dias e nem sempre armazenados da maneira correta, ou da maneira mais adequada para cada tipo de organização.

Componentes da Memória Organizacional, os arquivos muitas vezes servem como base para ações administrativas, consultas à ações passadas, planejamentos e projeções de futuro, dentre várias outras ações. Memória essa que pode ser utilizada tanto para registros da história da empresa como para ações cotidianas, como saber quanto se faturou no período X, ou quantos clientes não compram já ha determinado tempo...

Mas afinal Rodrigo, 'o que' são documentos? E o que fazer para pôr em prática uma gestão eficiente dos documentos produzidos diariamente?


Quem dirá o que são documentos é você. Se um relatório de vendas diário é importante, ele é um documento. Se o cadastro de clientes é importante, é documento. Se o controle de entradas e saídas é importante, é documento. E assim por diante... Cada elemento passível de controle produzido pelas organizações pode ser considerado um documento. Neste momento, cabe a cada empresa saber se deve armazená-los, ou não.
Imagem: Suplemento de Tecnologia da Informação
Texto: O que é Gestão Documental.

Já no quesito armazenamento e gestão documental, sabemos que o conhecimento e métodos de organização são necessários. Pode se fazer necessário à empresa contratar profissional(ais) capacitado e especializado em gestão documental, ou, dependendo do tamanho da organização e da finalidade do arquivo, podem ser os próprios colaboradores os responsáveis pela guarda e manutenção de documentos, o que geralmente é o que mais ocorre dentro das empresas de pequeno e médio porte.

Se for essa a situação, uma empresa de pequeno e/ou médio porte que precisa arquivar seus documentos para facilitar o controle de suas ações, aos colaboradores responsáveis algumas características como ter controle, senso de organização e um pouco de conhecimento sobre arquivamento e localização posterior dos documentos são fundamentais.

Partindo da premissa de que muitos documentos são importantes para a empresa, são necessários alguns passos para que os documentos não se percam em gavetas, ou tenham destino pior:

Identificação: verificar o que é prioritário e que pode servir de base (seja para controles internos, projeções, atendimento à normas e legislações externas) para outras ações;

Classificação: interpretação dos documentos. Os documentos da mesma pessoa/empresa ou assunto devem ser classificados sob o mesmo título e arquivados juntos;

Codificação: colocar os símbolos correspondentes ao método de arquivamento adotado: letras, números, letras e números ou cores;

Guarda ou arquivamento: é a colocação do documento na respectiva caixa, pasta, arquivo ou estante.

Com isso, grande parte do que é produzido pela empresa pode ser salvo e ficar disponível para quem precise ter acesso.

Sempre é bom lembrar e frisar que não é necessária a implementação de suntuosos e automatizados sistemas de arquivo. Claro que se tivermos a mão um sistema onde se possa localizar o endereço físico dos documentos requeridos isso facilitaria muito a vida... Mas o que é mais importante é saber que os documentos fundamentais para sua empresa estão salvos e acessíveis, pois essas duas características, ao meu ver, são fundamentais na elaboração e organização de um arquivo: segurança e acessibilidade. De nada adiantaria ter um arquivo extremamente organizado numericamente, por exemplo, se o acesso aos documentos demandados com certa urgência não for imediato. 

Cabe ainda informar que além das soluções físicas e manuais, a gestão documental também vem recebendo, com maior ênfase nos últimos anos, um apoio especial das ferramentas de tecnologia da informação e de seus profissionais. Sistemas de Arquivo, GED (gerenciamento eletrônico de documentos), dentre várias outras soluções vêm sendo desenvolvidas por profissionais das áreas de TI. Em muitos casos, principalmente em grandes empresas, o volume de documentos é tamanho que soluções físicas em gestão documental não são mais suficientes, cabendo às empresas recorrer às ferramentas de TI. Mais uma vez, profissionais especializados são demandados.

Mais uma vez vale salientar que o acompanhamento de um profissional capacitado (dentre eles temos os arquivistas, os secretários executivos, gestores da informação, dentre outros profissionais) para trabalhar com gestão documental é recomendado. Estes profissionais tem conhecimento de técnicas de arquivamento, métodos de arquivo, dentre outras capacitações, para poder implementar um arquivo, ou mesmo um método de arquivamento para as empresas. Nem sempre soluções 'caseiras' são as mais indicadas quando se trata da saúde de sua empresa.

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