28 de maio de 2013

Gestão da Informação: Desafios e Possibilidades

Termo popularizado nos últimos anos, a Gestão da Informação vem sendo aos poucos descoberta por empresas e profissionais. Quando digo aos poucos, é porque de fato é aos poucos que ela vem sendo conhecida.

Uma coisa é dizer: 'Fazemos Gestão da Informação em nossa empresa'.

Aí eu pergunto: 'Como?'.

E por incrível que pareça, muita gente não sabe dizer como isso acontece... Não sabe explicar o que faz com a gestão. E em alguns casos não sabe se faz mesmo gestão nas informações.

Antes de prosseguir, é importante relembrar o que é de fato a informação. Esse assunto já foi abordado aqui no blog no texto Dados,Informação e Conhecimento, e considero fundamental a compreensão destes termos para um maior entendimento acerca do assunto de hoje.

Partindo de uma definição, pode-se dizer que a gestão da informação é uma gestão eficaz de todos os recursos de informação de uma organização, sejam eles internos ou externos, utilizando como ferramenta de apoio, se necessário, tecnologias de informação (WILSON, 1989).

Oliveira e Bertucci (2006) afirmam que a GI envolve os processo da informação dentro da empresa, com objetivos como promover a eficiência, de forma a organizar e suprir demandas por informação internas e externas. Para tanto, é necessário planejar políticas de informação capazes de proporcionar a integração de pessoas e unidades da organização com o intuito de compartilhar informações; desenvolver e manter sistemas e serviços de informação; melhorar os fluxo informacionais e o controle das tecnologias de informação utilizadas pela empresa; dentre outros.

De acordo com Silva e Tomaél (2007), a GI é uma atividade interativa, que precisa relacionar pessoas, tecnologia de informação e sistemas de informação, buscando oferecer a informação correta para quem necessita, auxiliando nos processos de tomada de decisão estratégica.

Neste contexto, é possível percebermos que a GI vai muito além de ‘fazemos gestão da informação em nossa empresa’. Ela toca em pontos nevrálgicos dentro das organizações e carece de estudos, conhecimento e persistência por parte de quem quer implementar a GI em sua agenda.

Por envolver pessoas, a GI começa a mexer no ponto principal de toda organização: as pessoas. Cada indivíduo possui experiências, conhecimentos, e mesmo expectativas, próprios, de forma que conseguir fazer com que os indivíduos repassem o que sabem nem sempre seja uma tarefa das mais simples.

Saindo disso, ainda vemos que é necessário que se tenham tecnologias da informação (sistemas, programas, ferramentas tecnológicas, bancos de dados e outros) a disposição da empresa.

Por que?

Partindo de uma resposta simples, manipular e armazenar grandes quantidades de dados e informações de forma manual, ou mental, é praticamente impossível, uma vez que dia após dia o número de dados e informações dentro das empresas cresce exponencialmente.


Após saber disso, cada gestor deve se preocupar em identificar o que de fato é importante para suas ações. Neste contexto, podemos usar o diagrama do processo de gestão da informação proposto por McGee e Prusak (1998, p. 108), apresentado na figura abaixo.

Figura 1 - Processo de Gerenciamento da Informação

Fonte: Adaptado de McGee e Prusak (1998, p. 108)

Como se pode ver, o processo da GI se inicia no momento em que são definidas/identificadas as necessidades de informação, para então dar início ao processo de coleta dessas informações demandadas. Nesse meio tempo, serão identificadas também as fontes de onde serão retiradas as informações.

Como você já deve ter percebido, fazer a gestão da informação é uma tarefa árdua e envolve vários aspectos da empresa. Nem só de dados e informações internas se pode viver, por isso da importância da primeira fase do processo de GI (Identificação das Necessidades de Informação). Após essas primeiras definições será mais fácil ‘sair em busca’ de informações também no ambiente externo, evitando desperdícios de tempo e recursos para tal empreitada.

Assim, é possível dar sequência às demais atividades do processo de GI, coletando, analisando e tratando os dados coletados e transformando-os em informação (novamente indico o texto Dados, Informação e Conhecimento) e aplicando-as nos serviços, produtos e processos da organização, ou mesmo na sua distribuição aos interessados.

Com isso aplicado dentro da empresa, é, então, possível se dizer que há gestão da informação. No entanto, nem sempre o processo todo é fácil como 2 e 2 são 4. Muitas vezes, em função do setor de atuação, do tamanho da empresa e/ou mesmo em função de seus objetivos com a GI, a contratação de pessoal qualificado para tais ações se faz necessária.

Um bom processo de GI requer investimentos de tempo e recursos físicos/financeiros e humanos. Contudo, a tarefa é possível e passível de implementação na maioria das empresas, desde pequenas à grandes.

Mas por que fazer GI ?

Bom, como todos podemos perceber, o mundo gira e muda a cada segundo. Não é diferente com nossos concorrentes, com os colaboradores, com os clientes , parceiros e todos os demais stakeholders (públicos interessados) das empresas. Com isso, estar atento a todas as mudanças que podem interferir nos objetivos da organização, sejam elas internas ou externas, é mais que fundamental para sobreviver e, quem sabe, se destacar dentre tantas outras.



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Referências

MCGEE, James. PRUSAK, Laurence. Gerenciamento Estratégico da Informação: aumente a competitividade e a eficiência de sua empresa utilizando a informação como uma ferramenta estratégica. Rio de Janeiro: Campus, 1998.
OLIVEIRA, Marlene; BERTUCCI, Maria da Graça. E. S. A pequena e média empresa e a gestão da informação. Disponível em: <http://www.sebrae.com.br/bibliotecaonline.> Acesso em: 29, mai, 2013. 

SILVA, Terezinha Elisabeth. TOMAÉL, Maria Inês. A Gestão da Informação nas Organizações. Inf. Inf. Vol 12. N 2. Londrina, 2007.
WILSON, Tom D. Towards an information management curriculum. Journal of Information Science. Vol. 15, nº 4/5, p.203-209. 1989. Disponível em: <http://informationr.net/tdw/publ/papers/infmagt89.html>. Acesso em 05, nov, 2012.

2 comentários:

  1. Interessante.
    mas também da pra fazer gi sem tecnologia, como os vendedores de lojinhas pequenas que tem o histórico de compras dos clientes em papel ou na cabeça mesmo e fazem uso disso para vender mais produtos, ou outros exemplos de pessas e empresas que usam gi sem tecnologia.

    Abraços

    Andreia

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    Respostas
    1. Olá Andrea, obrigado pela visita e pelo comentário...
      De fato, GI começa assim. E muitas pequenas empresas sabem como gerenciar as informações que possuem, e sem necessitar de sistemas de informação.
      Bem lembrado. Vou pensar nisso para um post futuro.
      Abraços.

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